Privacyverklaring

Verzameling en gebruik van persoonsgegevens van klanten, leveranciers en andere opdrachtnemers
Wij willen u erop wijzen dat wij de persoonsgegevens die u aan ons verstrekt zullen verzamelen en gebruiken, omdat dit noodzakelijk is om met u een overeenkomst te sluiten en eventueel uit te voeren. Dit geldt zowel voor onze (potentiële) klanten als voor partijen van wie wij goederen en/of diensten afnemen.

Als u een (potentiële) klant van ons bent, gebruiken wij uw gegevens om u een offerte te kunnen sturen, om te bepalen aan welke specificaties of wensen bepaalde goederen of diensten moeten voldoen, om goederen te kunnen leveren of werkzaamheden voor u uit te voeren, om u te kunnen factureren en om snel en efficiënt met u te kunnen communiceren over de uitvoering van de overeenkomst.

Als u een (potentiële) leverancier of een andere opdrachtnemer bent, zijn uw persoonsgegevens eveneens nodig voor het sluiten en uitvoeren van de overeenkomst. Bij inkoop is dit nodig om u te kunnen informeren over welke specificaties of wensen bepaalde goederen of diensten volgens ons moeten voldoen, om een offerteverzoek te kunnen sturen of een bestelling bij u te plaatsen, om uw facturen te kunnen betalen en om snel en efficiënt met u te communiceren over andere aspecten van de overeenkomst.

U bent niet verplicht om uw persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Als u geen persoonsgegevens aan ons verstrekt of onvoldoende gegevens verstrekt, kan het zijn dat wij de bovenstaande activiteiten niet kunnen uitvoeren.

Overdracht aan derden
In het kader van de uitvoering van een eventuele overeenkomst met u kan het noodzakelijk zijn uw persoonsgegevens te verstrekken aan partijen die onderdelen, materialen of producten aan ons leveren of werkzaamheden in onze opdracht uitvoeren. Daarnaast maken wij gebruik van externe serverruimte voor de opslag van (delen van) onze verkoop- en inkoopadministratie en onze administratie van zakelijke relaties. Uw persoonsgegevens maken deel uit van deze administratie en worden daarom verstrekt aan de dienstverlener van deze serverruimte. Ook maken wij gebruik van Microsoft Office en de bijbehorende opslagfaciliteiten voor e-mails en andere bestanden. Omdat wij een nieuwsbriefservice gebruiken, worden uw persoonsgegevens tenslotte ook overgedragen aan de aanbieder van deze service.

Direct marketing
Als u regelmatig bestellingen bij ons plaatst, slaan wij de door u verstrekte persoonsgegevens op en gebruiken wij deze om u in de toekomst persoonlijk per e-mail te informeren over onze bestaande en nieuwe producten en diensten en eventueel een aanbieding te doen. Wij hebben een gerechtvaardigd belang bij het gebruik van uw persoonsgegevens voor dit doel, namelijk het verkopen van onze producten en diensten. Elke keer dat wij u een marketing-e-mail sturen, heeft u de mogelijkheid ons te laten weten dat u dergelijke e-mails niet meer wenst te ontvangen. Zie in dit verband de opt-outlink onderaan elke mailing.
Als u een eenmalige klant van ons bent, sturen wij u alleen marketing-e-mails als u ons daar vooraf toestemming voor heeft gegeven.

Bewaartermijn persoonsgegevens
Heeft u bij ons een offerte opgevraagd, maar bent u geen klant geworden, dan verwijderen wij uw gegevens uiterlijk één jaar na ons laatste contact. Wij verwijderen uw persoonsgegevens ook uiterlijk één jaar na ons laatste contact als wij een offerte van u hebben ontvangen maar geen klant zijn geworden. Bent u wel klant geworden of zijn wij klant geworden, dan bewaren wij uw persoonsgegevens gedurende zeven jaar na het einde van het boekjaar waarin de overeenkomst met u is uitgevoerd. Deze periode van zeven jaar komt overeen met de termijn waarvoor wij onze administratie verplicht zijn te bewaren voor de Belastingdienst. Na afloop van deze periode verwijderen wij uw persoonsgegevens.

Uw rechten
U heeft het recht om uw eigen persoonsgegevens in te zien. Indien daartoe aanleiding bestaat, kunt u ons verzoeken uw persoonsgegevens aan te vullen of onjuistheden te corrigeren. U heeft ook het recht te verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen of het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken. Daarnaast kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Ten slotte heeft u het recht te verzoeken uw persoonsgegevens te verkrijgen of dat deze aan een andere partij worden overgedragen.

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u zich wenden tot:

4Silence
Vliegveldstraat 175
7524 PK Enschede
053 303 4888
info@4silence.nl

U kunt contact met ons opnemen als u vragen heeft of meer informatie wilt over de verzameling en het gebruik van uw persoonsgegevens.